Співробітники - Посібник Користувача

Огляд

Розділ Співробітники дозволяє адміністраторам керувати обліковими записами персоналу ресторану. Цей розділ доступний тільки користувачам з роллю Адміністратор.

Використовуйте цей розділ для:

Створення облікових записів персоналу - Додавання нових співробітників до системи
Керування доступом співробітників - Контроль того, хто може використовувати систему
Призначення ролей - Встановлення прав доступу (Адміністратор або Персонал)
Активації/Деактивації співробітників - Контроль активних облікових записів
Відстеження змін - Перегляд повної історії аудиту змін співробітників

Важливо: Тільки адміністратори можуть отримати доступ до цього розділу. Члени персоналу не можуть переглядати або керувати іншими співробітниками.

Розуміння Керування Співробітниками

Ролі Співробітників

Система має дві ролі співробітників з різними рівнями прав доступу:

Адміністратор

✅ Повний доступ до системи
✅ Може керувати співробітниками (створювати, редагувати, активувати, деактивувати)
✅ Може отримувати доступ до всіх розділів, включно з Співробітниками
✅ Може керувати налаштуваннями ресторану
📌 Має повний контроль над системою ресторану

Персонал

✅ Доступ до операційних розділів (Замовлення, Бронювання, Категорії, Меню, Зони)
✅ Може керувати щоденними операціями ресторану
❌ Не може отримати доступ до розділу Співробітники
❌ Не може створювати або керувати іншими користувачами
📌 Зосереджений на щоденних завданнях ресторану

Статуси Співробітників

Кожен співробітник має один з трьох статусів:

Очікує (Жовтий значок)

Створено новий обліковий запис співробітника, але ще не активовано
Співробітник ще не встановив свій пароль
Не може увійти в систему до використання посилання активації
Відображається з жовтим значком "Очікує"

Активний (Зелений значок)

Співробітник активував свій обліковий запис і встановив пароль
Може увійти в систему та використовувати її нормально
Має повний доступ відповідно до своєї ролі
Відображається з зеленим значком "Активний"

Деактивований (Червоний значок)

Обліковий запис співробітника був відключений адміністратором
Не може увійти в систему
Дані та історія збережені
Може бути повторно активований адміністратором
Відображається з червоним значком "Деактивований"

Як Працюють Облікові Записи Співробітників

1. Адміністратор створює співробітника:

Вводить ім'я, логін, телефон та роль
Система створює обліковий запис зі статусом "Очікує"
Пароль ще не встановлено

2. Адміністратор генерує посилання активації:

Одноразове посилання, дійсне 1 годину
Надсилає посилання співробітнику (електронна пошта, повідомлення тощо)
Посилання дозволяє співробітнику встановити свій пароль

3. Співробітник активує обліковий запис:

Відкриває посилання активації
Встановлює свій пароль (мінімум 6 символів)
Статус облікового запису змінюється на "Активний"
Тепер може увійти в систему нормально

4. Подальше керування:

Адміністратор може редагувати деталі співробітника
Може тимчасово деактивувати облікові записи
Може повторно активувати при потребі
Всі зміни відстежуються в журналі аудиту

Доступ до Розділу Співробітники

Передумови:

Ви повинні бути в системі як Адміністратор
Користувачі Персоналу не побачать цей розділ у навігації

Для доступу:

Відкрийте головне навігаційне меню
Оберіть Співробітники
Ви побачите список всіх співробітників (окрім вас самих)

Що ви побачите:

Список всіх співробітників у ресторані
Кожен показує ім'я, значок ролі та значок статусу
Кнопка Додати (+) для створення нових співробітників
Меню дій (⋮) для кожного співробітника

Інтерфейс Співробітники

Основні Компоненти

Список Співробітників:

Показує всіх співробітників окрім поточного користувача
Кожен співробітник відображає:
- Ім'я - Повне ім'я співробітника
- Значок ролі - "Адміністратор" або "Персонал"
- Значок статусу - "Активний", "Очікує" або "Деактивований" (з кольоровим кодуванням)
- Меню дій (⋮) - Опції Редагувати або Активувати/Деактивувати

Порожній Стан:

Якщо співробітників немає: "Інших співробітників ще немає..."
Пропонує додати першого співробітника

Кнопка Додати (+):

Зверху сторінки
Створює новий обліковий запис співробітника

Читання Списку Співробітників

Кольори статусів допомагають швидко ідентифікувати стани облікових записів:

🟢 Зелений "Активний" - Готовий до використання, може увійти в систему
🟡 Жовтий "Очікує" - Потребує активації, очікує встановлення пароля
🔴 Червоний "Деактивований" - Відключений, не може увійти в систему

Значки ролей показують рівень прав доступу:

Адміністратор - Повний доступ
Персонал - Тільки операційний доступ

Створення Нового Співробітника

Покроковий Процес

1. Початок створення:

Клацніть кнопку + Додати
Ви переходите до форми Новий Співробітник

2. Заповніть деталі співробітника:

Ім'я (обов'язково)

Повне ім'я співробітника
Використовується в усій системі
Приклади: "Іван Петренко", "Марія Коваленко"

Логін (обов'язково)

Ідентифікатор входу, унікальний для цього ресторану
Автоматично додається префікс зі слагом вашого ресторану
Приклад: Якщо слаг ресторану "lakeside", логін "ivan" стає "lakeside.ivan"
Співробітник використовує цей повний логін для входу
Має бути унікальним у вашому ресторані

Роль (обов'язково)

Оберіть з випадаючого меню:
- Адміністратор - Повний доступ до системи
- Персонал - Тільки операційний доступ
Обирайте на основі обов'язків співробітника
Може бути змінено пізніше при потребі

Телефон (необов'язково)

Контактний номер телефону
Корисно для зв'язку
Не потрібно для доступу до системи

3. Збережіть співробітника:

Клацніть кнопку Зберегти
Система створює співробітника зі статусом "Очікує"
Ви побачите: "Співробітника створено"
Форма оновлюється, щоб показати розділ активації

4. Згенеруйте посилання активації:

Після збереження зверху з'являється інформаційне вікно
Пояснює, що співробітнику потрібне посилання активації
Клацніть кнопку Згенерувати
Система створює одноразове посилання активації (дійсне 1 годину)
Посилання з'являється в текстовому полі
Клацніть поле для автоматичного вибору посилання для копіювання

5. Надішліть посилання співробітнику:

Скопіюйте згенероване посилання
Надішліть співробітнику через:
- Електронну пошту
- Текстове повідомлення
- Месенджер
- Особисто (вони можуть відкрити на своєму телефоні)
Співробітник повинен відкрити посилання протягом 1 години
Після 1 години згенеруйте нове посилання при потребі

Що відбувається:

Створюється обліковий запис співробітника
Статус "Очікує"
Співробітник з'являється в списку співробітників
Очікування активації співробітником через посилання

Розуміння Логінів

Формат логіна: [слаг-ресторану].[логін-співробітника]

Слаг вашого ресторану:

Видимий перед полем введення логіна
Приклад: "lakeside."
Фіксований, не може бути змінений тут

Приклади:

Ви вводите: "ivan" → Повний логін: "lakeside.ivan"
Ви вводите: "maria" → Повний логін: "lakeside.maria"
Ви вводите: "chef.tony" → Повний логін: "lakeside.chef.tony"

Найкращі практики:

Використовуйте ім'я співробітника або прізвисько
Робіть простим і запам'ятовуваним
Використовуйте малі літери
Можна використовувати крапки або дефіси для ясності
Має бути унікальним серед співробітників вашого ресторану

Редагування Співробітника

Щоб змінити існуючого співробітника:

Знайдіть співробітника в списку
Клацніть кнопку ⋮ (меню) справа
Оберіть Редагувати
Форма співробітника відкривається з поточними даними в двох вкладках:
- Вкладка Дані - Інформація про співробітника
- Вкладка Аудит - Історія змін (якщо співробітник має ID)

Редагування Даних Співробітника

Ви можете змінити:

Ім'я - Оновити повне ім'я
Логін - Змінити логін для входу
Роль - Перемкнути між Адміністратором та Персоналом
Телефон - Оновити контактний номер

Ви не можете змінити:

Статус (використовуйте дію Активувати/Деактивувати замість цього)
Пароль (співробітник керує своїм власним паролем)

Після внесення змін:

Клацніть Зберегти
Ви побачите: "Співробітника оновлено"
Зміни набувають чинності негайно
Всі зміни записуються в журнал аудиту

Щоб закрити без збереження:

Клацніть кнопку Закрити
Зміни не будуть застосовані

Особливий Випадок: Співробітники зі Статусом Очікує

Якщо статус співробітника "Очікує":

Інформаційне вікно активації з'являється зверху
Ви можете генерувати нові посилання активації
Корисно, якщо:
- Оригінальне посилання закінчилося (після 1 години)
- Співробітник втратив посилання
- Посилання не було надіслано належним чином
Просто клацніть Згенерувати знову, щоб створити нове посилання

Активація та Деактивація Співробітників

Розуміння Активації vs Деактивації

Активація (для нових співробітників):

Співробітник переходить за посиланням активації
Встановлює свій пароль
Обліковий запис автоматично стає "Активним"
Це робиться співробітником, а не адміністратором

Деактивація (адміністратором):

Тимчасове відключення активного облікового запису співробітника
Співробітник не може увійти в систему під час деактивації
Може бути скасовано (повторно активовано) будь-коли
Всі дані та історія збережені

Деактивація Активного Співробітника

Коли деактивувати:

Співробітник тимчасово не працює (відпустка, відсутність)
Співробітник залишив компанію
Питання безпеки (скидання доступу)
Тестування або усунення неполадок

Щоб деактивувати:

Знайдіть співробітника в списку
Клацніть кнопку ⋮ (меню)
Оберіть Деактивувати Співробітника (показано червоним)
Підтвердьте дію
Ви побачите: "Співробітника деактивовано"
Статус змінюється на "Деактивований" (червоний значок)
Співробітник більше не може увійти в систему

Що відбувається:

Активні сесії співробітника інвалідуються
Не може увійти в систему з існуючими обліковими даними
Всі дані співробітника збережені
З'являється в списку співробітників з червоним значком "Деактивований"
Дія записується в журнал аудиту

Повторна Активація Деактивованого Співробітника

Щоб повторно активувати:

Знайдіть деактивованого співробітника в списку (червоний значок "Деактивований")
Клацніть кнопку ⋮ (меню)
Оберіть Активувати Співробітника
Підтвердьте дію
Ви побачите: "Співробітника активовано"
Статус змінюється назад на "Активний" (зелений значок)
Співробітник може знову увійти в систему з існуючим паролем

Що відбувається:

Обліковий запис співробітника відновлюється до активного стану
Може увійти в систему негайно
Зберігає попередній пароль (не потрібно скидати)
Вся історія та дані недоторкані
Дія записується в журнал аудиту

Перегляд Історії Аудиту Співробітника

Доступ до Журналів Аудиту

Щоб переглянути історію змін співробітника:

Знайдіть співробітника в списку
Клацніть кнопку ⋮ (меню)
Оберіть Редагувати
Клацніть вкладку Аудит (друга вкладка)

Що ви побачите:

Хронологічний список всіх змін цього співробітника
Кожен запис показує:
- Тип дії - Що змінилося
- Дата та час - Коли це сталося
- Хто змінив - Який адміністратор зробив зміну
- Деталі - Конкретні значення, які змінилися

Типи Записів Журналу Аудиту

Співробітника Створено:

Коли обліковий запис співробітника був вперше створений
Показує, хто його створив та початкові значення
Мітка часу створення

Співробітника Оновлено:

Будь-які зміни даних співробітника
Показує значення до/після для змінених полів
Приклади:
- Ім'я: "Іван Петренко" → "Іван М. Петренко"
- Роль: "Персонал" → "Адміністратор"
- Логін: "ivan" → "ipetren"
- Телефон: "" → "+380-50-123-4567"

Співробітника Активовано:

Коли деактивованого співробітника було повторно активовано
Показує, хто повторно активував і коли
Вказує на відновлення доступу до облікового запису

Співробітника Деактивовано:

Коли активного співробітника було деактивовано
Показує, хто деактивував і коли
Вказує на видалення доступу до облікового запису

Використання Журналів Аудиту

Історія аудиту корисна для:

Відповідальності - Відстеження того, хто зробив зміни
Усунення неполадок - Розуміння, коли почалися проблеми
Відповідності - Підтримка записів змін
Огляду - Бачити прогрес співробітника (зміни ролей тощо)
Безпеки - Моніторинг змін доступу

Найкращі практики:

Періодично переглядайте для важливих співробітників
Перевіряйте перед внесенням великих змін
Використовуйте для навчання (розуміння патернів змін)
Посилайтеся під час оцінки співробітників

Поширені Робочі Процеси

Онбординг Нового Члена Персоналу

Сценарій: Новий офіціант приєднується до команди.

Клацніть кнопку + Додати
Заповніть деталі:
- Ім'я: "Марія Коваленко"
- Логін: "maria"
- Роль: "Персонал"
- Телефон: "+380-50-123-4567"
Клацніть Зберегти
З'являється інформаційне вікно з інструкціями активації
Клацніть кнопку Згенерувати
Скопіюйте згенероване посилання
Надішліть Марії через текстове повідомлення:
- "Ласкаво просимо! Використовуйте це посилання, щоб встановити свій пароль та отримати доступ до системи: [посилання]. Посилання дійсне 1 годину."
Марія відкриває посилання та встановлює пароль
Її статус автоматично змінюється на "Активний"
Тепер вона може увійти в систему та почати її використовувати

Витрачено часу: 2-3 хвилини

Підвищення Персоналу до Адміністратора

Сценарій: Старший член персоналу отримує підвищення до керівництва.

Знайдіть співробітника в списку
Клацніть ⋮ → Редагувати
Змініть Роль з "Персонал" на "Адміністратор"
Клацніть Зберегти
Ви побачите: "Співробітника оновлено"
Зміна набуває чинності негайно
Наступного разу, коли вони увійдуть, вони матимуть адміністративний доступ
Повідомте співробітника про його нові дозволи

Примітка: Співробітнику не потрібно виходити/входити, якщо він вже увійшов - може знадобитися оновити сторінку, щоб побачити нові розділи.

Обробка Звільнення Співробітника

Сценарій: Співробітник залишив компанію.

Варіант 1: Деактивувати (Рекомендовано)

Знайдіть співробітника в списку
Клацніть ⋮ → Деактивувати Співробітника
Підтвердьте дію
Статус змінюється на "Деактивований"
Обліковий запис збережений для історичних записів
Може бути повторно активований, якщо співробітник повернеться

Варіант 2: Залишити Активним

Залишити обліковий запис як є
Зберігає повний аудиторський слід
Співробітник показується в списках, але не буде входити в систему
Корисно для історичної довідки

Не робіть:

Видаляти співробітників (не підтримується - зберігає цілісність даних)
Змінювати пароль (непотрібно, деактивація блокує доступ)

Повторне Надсилання Посилання Активації

Сценарій: Новий співробітник втратив посилання активації або воно закінчилося.

Знайдіть співробітника в списку (має статус "Очікує")
Клацніть ⋮ → Редагувати
Розділ активації з'являється зверху
Клацніть кнопку Згенерувати
Створюється нове посилання (старе інвалідується)
Скопіюйте та надішліть нове посилання співробітнику
Нагадайте їм: "Посилання дійсне 1 годину"

Примітка: Кожна генерація інвалідує попередні посилання. Працює тільки останнє посилання.

Перегляд Останніх Змін

Сценарій: Перевірити, що змінилося з конкретним співробітником.

Знайдіть співробітника в списку
Клацніть ⋮ → Редагувати
Клацніть вкладку Аудит
Перегляньте хронологічну історію:
- Хто зробив зміни
- Коли відбулися зміни
- Що конкретно змінилося
Прокрутіть повну хронологію
Клацніть Закрити після завершення

Поради та Найкращі Практики

Створення Співробітників

Вибір логінів:

✅ Використовуйте ім'я співробітника або звичайне прізвисько
✅ Робіть коротким і запам'ятовуваним
✅ Використовуйте малі літери для послідовності
✅ Уникайте спеціальних символів, окрім крапок/дефісів
❌ Не використовуйте пробіли
❌ Не використовуйте складні патерни

Приклади хороших логінів:

"ivan", "maria", "chef.tony", "manager.alice"

Приклади поганих логінів:

"iv4n-petr3nko_2024", "MARIA", "temp user", "mgr#1"

Призначення ролей:

Починайте з Персоналу - Співробітники можуть бути підвищені пізніше
Обмежте Адміністраторів - Тільки керівництво, яке потребує повного доступу
Переглядайте періодично - Переконайтеся, що ролі відповідають поточним обов'язкам
Документуйте рішення - Відстежуйте, чому були призначені певні ролі

Номери телефонів:

Включайте код міста
Використовуйте послідовний формат
Перевіряйте перед збереженням
Оновлюйте при зміні

Керування Посиланнями Активації

Генеруйте посилання безпосередньо перед надсиланням співробітнику
Не генеруйте заздалегідь (закінчується через 1 годину)
Генеруйте протягом робочих годин, коли співробітник може відповісти
Залишайте час співробітнику для завершення активації

Надсилання посилань:

✅ Використовуйте безпечну, приватну комунікацію
✅ Надайте контекст: "Ласкаво просимо до команди, використовуйте це посилання для активації..."
✅ Згадайте про закінчення терміну дії: "Посилання дійсне 1 годину"
✅ Будьте доступні для запитань під час активації
❌ Не публікуйте публічно
❌ Не включайте в групові повідомлення

Якщо активація не вдається:

Попросіть співробітника спробувати в режимі інкогніто/приватному вікні браузера
Перевірте, чи було посилання скопійоване повністю
Згенеруйте свіже посилання при потребі
Переконайтеся, що співробітник має стабільне підключення до інтернету

Керування Ролями

Коли використовувати Адміністратора:

Менеджер ресторану або власник
Особа, відповідальна за керування персоналом
Хтось, хто обробляє конфігурацію системи
Довірений співробітник з повною відповідальністю

Коли використовувати Персонал:

Офіціанти, сервери, хостес
Кухонний персонал, який вводить замовлення
Команда залу
Будь-хто, зосереджений на щоденних операціях

Підвищення співробітників:

Обговоріть з командою перед зміною ролей
Повідомте співробітника про нові дозволи
Надайте коротке навчання про нові функції
Спочатку відстежуйте використання

Керування Статусом Облікового Запису

Найкращі практики деактивації:

Використовуйте для тимчасових ситуацій (відпустка, відсутність)
Використовуйте, коли співробітник залишає компанію
Завжди пояснюйте причину (додайте примітку в іншому місці при потребі)
Можна повторно активувати будь-коли, якщо ситуація зміниться

Коли НЕ деактивувати:

Співробітник на короткій перерві (обід, вихідний)
Тимчасова проблема системи
Як покарання (замість цього вирішуйте проблеми безпосередньо)

Міркування щодо повторної активації:

Переконайтеся, що співробітник повинен мати доступ
Підтвердьте, що співробітник пам'ятає свій пароль
Спочатку оновіть будь-яку застарілу інформацію
Повідомте команду про повторну активацію

Практики Безпеки

Безпека логінів:

Не діліться логінами публічно
Кожен співробітник має унікальний логін
Відстежуйте, хто використовує який логін
Змініть логін, якщо він був скомпрометований

Моніторинг доступу:

Періодично переглядайте список співробітників
Перевіряйте неактивні облікові записи (очікують занадто довго)
Переконайтеся, що ролі все ще відповідні
Швидко деактивуйте звільнених співробітників

Використання журналу аудиту:

Регулярно перевіряйте на несподівані зміни
Переглядайте перед внесенням масових змін
Використовуйте для навчання про правильні процедури
Будьте в курсі того, хто що змінив

Валідація та Повідомлення про Помилки

Поширені Помилки

"Не може бути порожнім"

З'являється на: Ім'я, Логін
Рішення: Заповніть обов'язкові поля

"Вже зайнято"

З'являється на: Логін
Означає: Інший співробітник у вашому ресторані має цей логін
Рішення: Оберіть інший логін (додайте число, середню ініціал тощо)

Логін вже існує:

Інший співробітник використовує цей логін
Спробуйте варіації: "ivan2", "ivan.p", "ipetren"
Перевірте список існуючих співробітників на конфлікти

Пароль занадто короткий (під час активації):

Співробітник повинен використовувати принаймні 6 символів
Направте співробітника створити довший пароль
Немає обмеження максимальної довжини

Часті Запитання

П: Чи можу я видалити співробітника?
В: Ні. Система не підтримує видалення для збереження цілісності даних та історії аудиту. Замість цього деактивуйте співробітників, які звільняються. Це підтримує повні історичні записи, запобігаючи доступу до системи.

П: Що відбувається із замовленнями/бронюваннями, створеними деактивованим співробітником?
В: Всі дані залишаються недоторканими. Замовлення, бронювання та інші записи, створені співробітником, збережені та повністю функціональні. Блокується тільки можливість співробітника увійти в систему.

П: Чи може співробітник змінити свою власну роль?
В: Ні. Тільки адміністратори можуть змінювати ролі. Співробітники не можуть підвищити себе або змінити ролі інших співробітників.

П: Скільки адміністраторів я можу мати?
В: Немає обмеження, але найкраща практика - мати максимум 2-3 адміністраторів. Занадто багато адміністраторів збільшує ризик безпеки та ускладнює відповідальність.

П: Чи можу я мати співробітника без ролі?
В: Ні. Кожен співробітник повинен мати або роль Персонал, або Адміністратор.

П: Що робити, якщо співробітник забув свій пароль?
В: Наразі адміністратори повинні згенерувати нове посилання активації для співробітника. Це дозволяє їм встановити новий пароль. Співробітник використовує посилання як під час початкової активації.

П: Чи можу я бачити, які співробітники наразі в системі?
В: Ні. Система відстежує час останнього входу, але не показує активні сесії в реальному часі.

П: Чи можуть члени персоналу бачити інших співробітників?
В: Ні. Розділ Співробітники видимий тільки адміністраторам. Члени персоналу не можуть бачити список співробітників або керувати обліковими записами.

П: Як довго діє посилання активації?
В: 1 годину з моменту генерації. Після цього згенеруйте нове посилання для співробітника.

П: Чи можу я використовувати той самий логін для співробітників у різних ресторанах?
В: Так. Логіни унікальні в межах кожного ресторану, а не глобально. "ivan" в Ресторані A відрізняється від "ivan" в Ресторані B. Повний логін кожного співробітника включає слаг ресторану.

П: Яка різниця між "Очікує" та "Деактивований"?
В: "Очікує" означає, що співробітник ніколи не активував свій обліковий запис (ще не встановив пароль). "Деактивований" означає, що адміністратор відключив раніше активний обліковий запис. Співробітники, які очікують, потребують посилання активації; деактивовані співробітники можуть бути повторно активовані адміністратором без посилання.

П: Чи може співробітник мати кілька ролей?
В: Ні. Кожен співробітник має рівно одну роль: або Адміністратор, або Персонал.

Потрібна Допомога?

Якщо ви зіткнулися з проблемами або маєте запитання:

Переконайтеся, що ви увійшли як Адміністратор
Перевірте, що логіни співробітників унікальні в межах вашого ресторану
Переконайтеся, що посилання активації надіслані повністю та не закінчилися
Спробуйте згенерувати нове посилання активації, якщо співробітник не може активувати
Перегляньте журнали аудиту, щоб зрозуміти несподівані зміни

Перед створенням співробітників:

✅ Зрозумійте різницю між ролями Адміністратор та Персонал
✅ Майте готову інформацію про співробітника (ім'я, бажаний логін, телефон)
✅ Плануйте, як ви надішлете посилання активації безпечно
✅ Переконайтеся, що співробітник доступний для активації протягом 1 години

Поширені сценарії:

Співробітник не може активувати: Згенеруйте нове посилання, переконайтеся, що посилання скопійовано повністю
Призначена неправильна роль: Редагуйте співробітника та змініть роль, набуває чинності негайно
Потрібно видалити доступ: Деактивуйте співробітника замість спроби видалення
Втрачено посилання активації: Згенеруйте нове, старе посилання стає недійсним

Пам'ятайте: Керування співробітниками доступне тільки адміністраторам. Члени персоналу ніколи не побачать цей розділ і не зможуть керувати іншими користувачами.

Останнє оновлення: Листопад 2025